Rechnungsnummern bei mehreren Onlineshops

Seit Anfang 2004 schreibt § 14 des Umsatzsteuergesetzes vor, dass jede Rechnung eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen [enthalten muss], die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)". Fortlaufende Nummer bedeutet z.B. die Zahlen von 1 an aufsteigend.

Was aber macht man nun, wenn man mehr als einen Bigware Shop betreibt oder wenn man neben dem Shopsystem noch ein "richtiges" Geschäft hat. Der Gesetzgeber gibt vor, dass durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)  sichergestellt werden soll, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist.  Der Gesetzgeber bietet von sich aus folgende Lösungsmöglichkeiten an:

Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.

Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.
 
Sofern Sie mehrere Shopsysteme betreiben, sollten Sie also darauf achten, dass die Nummernkreise sich nicht überschneiden und somit zu identischen Rechnungsnummern führen. Verwenden Sie z.B. für den Shop 1 den Nummernkreis für Ihre Rechnungen 1.000.000 und den Nummernkreis für den Shop 2 ab 2.000.000.
Wählen Sie bewusst große Nummern, damit sichergestellt ist, dass es nie zu Überschneidungen kommen kann. Im Beispielsfalle müssten im Shop 1 mehr als 1 Million Rechnungen erzeugt werden um einen Konflikt mit dem Nummernkreis aus Shop 2 zu erzeugen.
 
Standardmäßig setzt die Bigware Shopsoftware die Rechnungsnummer auf 1 und zählt dann fortlaufend hoch. Um den Nummernkreis für Ihre Bedürfnisse anzupassen sollten Sie nach Abschluss der Testphase in Ihrem Shop eine Testbestellung in der Datenbank belassen und über die Tabelle orders die Rechnungsnummer im Datenbankfeld order_id auf den von Ihnen gewünschten Wert umstellen. Bitte beachten Sie, dass unser Shopsystem nicht mit alphanummerischen Rechnungsnummern oder mit führenden Nullen umgehen kann.
 
TIPP:
Wenn Sie dennoch zusätzlich zu Ihrer Rechnungsnummer einen Suffix oder Präfix haben wollen – z.B. die Jahreszahl vorangestellt mit 2009 – ReNr. – können Sie durch einen kleinen Eingriff in die Datei configmain/main_bigware_62.php dieses hervorragend realisieren. Ändern Sie dazu die Zeile 18 wie folgt ab:
 
<td class="main"><FONT face=Arial size=2><?php echo "2009 – ".go_db_input($oID); ?></font></td>

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